¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo sin papel

? Gente empezó a hablar de la oficina sin papeles en los años 70 . Hasta hace poco , había sido sólo un sueño pensar que usted podría funcionar un negocio sin documentos en papel. Hoy en día es una realidad , gracias al almacenamiento de datos de bajo costo y capacidades de red más rápidas. Una oficina sin papel se refiere a la utilización de equipo de almacenamiento de documentos , y cuando se aplica correctamente, el proceso tiene muchos beneficios . El acceso a los documentos en cualquier lugar

Con papel en un archivador , una persona tiene que estar en la oficina para acceder al documento , o bien debe tener el archivo con él. Una oficina sin papel permite a los trabajadores acceder a documentos desde cualquier lugar que tenga una conexión de ordenador , incluyendo un teléfono inteligente. Esto permite a los empleados a ser más eficiente cuando se trabaja en zonas remotas.

Documentos Se localiza fácilmente

Parte de establecer una oficina sin papel es determinar cómo serán los archivos nombrado. Entonces , usted puede localizar fácilmente un archivo por nombre de archivo . Si usted no sabe el nombre del archivo , puede realizar una búsqueda de determinadas palabras clave en el documento y localizar de esa manera. En una empresa que se ocupa de los números de cuenta o asignados números de seguimiento a los documentos, los documentos se pueden buscar y recuperar fácilmente por estos números . Un documento puede hacer referencia a un nombre o una ciudad de residencia sin tener diferentes archivos para cada categoría.
Más seguros y los documentos más seguros

documentos importantes en un archivador podría perderse para siempre en un incendio o algún otro desastre. Documentos sin papel almacenados electrónicamente pueden ser fácilmente una copia de seguridad . La copia de seguridad puede ser fuera de la oficina y fuera de la oficina . Con los documentos copiados , puede ser instalado y en funcionamiento de nuevo rápidamente . Destrucción de documentos en papel podría significar la destrucción de su negocio y fuente de ingresos. Con las medidas de seguridad correctas , es más difícil para alguien entrar en archivos electrónicos y robar ellos que para entrar en una oficina y robar información confidencial del cliente o cliente.

Consideraciones

Use al menos dos copias de seguridad de sus documentos , con uno fuera del sitio. Utilice software profesional hecha para una oficina para crear sus documentos sin papel . Contar con un proceso en el lugar para archivar documentos electrónicos de más edad y el nombre de ellos de una manera reconocible , tal vez incorporando la fecha de creación como parte del nombre. Siempre encriptar los datos sensibles para protegerla. Sin embargo, tenga copias en papel de las licencias profesionales y ciertos documentos firmados .


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