Un buen sistema de archivo debe ser accesible . Si los registros que mantenemos no se pueden encontrar fácilmente por cualquier persona que conoce el sistema , no es eficaz. Si bien los distintos tipos de información requieren diferentes sistemas , la mayoría de los sistemas de archivo se desglosan por tema antes de que estén en orden alfabético o poner en orden cronológico. Todos los archivos que pertenecen a " los proyectos en curso ", por ejemplo , se agrupan. Sin embargo , un solo archivo puede pertenecer a más de una casilla de asunto , y aquí es donde las referencias cruzadas entre en juego .
Qué referencias se
Una cruz referencias sistema le permite hacer una nota en un archivo dado que le indica que la información relacionada se ajuste a su sistema de archivo . Digamos que usted tiene un proyecto en curso que hace referencia a notas de investigación que ha realizado sobre un tema determinado . Esa investigación pertenece en virtud de la " investigación", epígrafe no en " los proyectos en curso ", ya que puede ser de interés para otros proyectos o archivos. Si presentó sólo con sus proyectos actuales que tendría que buscar para encontrarlo cuando lo necesitabas para otro proyecto . La presentación en los términos de la "investigación " y luego haciendo una nota en " proyectos en curso " sobre dónde encontrarlo , es la referencia cruzada .
Los usos de las referencias cruzadas
referencias cruzadas le permite mantenerse como sujetos juntos para facilitar el acceso y la búsqueda de información relacionada sin búsquedas innecesarias. Si, por ejemplo , que estaba un inventario de tus tarjetas de béisbol de colección , usted puede necesitar para encontrar esas cartas que se refieren a un año determinado , el equipo o jugador, pero sólo se puede presentar en un solo lugar . Usted puede agrupar todas las cartas sobre un equipo dado juntos y ponerlos en orden cronológico , pero los jugadores cambian de equipo . Creación de una nota de todos los equipos que un determinado jugador ha estado en y en qué año , le permite rastrear fácilmente las tarjetas de ese jugador .
Cómo Referencia cruzada
a partir de referencias cruzadas se basa en la simplicidad. Si intenta organizar todo con demasiadas categorías , acabas con un lío de notas. Rompiendo sus archivos por tema sólo funciona cuando utiliza temas amplios y generales y luego de referencias cruzadas entre los sujetos . Por ejemplo , usted podría romper sus archivos personales en categorías tales como "presupuestos ", " recibos ", " facturas " y " proyectos de ley ", y luego ponerlos en orden cronológico. Con tan sólo cuatro categorías , se puede hacer referencia cruzada que las facturas y las facturas que pagó por tener un notecard en el archivo con una lista de cuáles pueden ser encontrados en el archivo de " recibos " . Esto le permite saber de un vistazo lo que está aún pendiente . Pero si se intenta clasificar por empresa, usted tiene que pasar por el expediente de cada empresa para encontrar esta información. Ese proceso puede ser necesario para una gran empresa que se ocupa de muchas empresas específicas, pero poco práctico para gastos personales o de pequeñas empresas.
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