Ventajas y Desventajas de la presentación cronológica

presentación cronológica es un método para la presentación de documentos que le permite mantener todos los documentos asociados a una determinada operación o relación comercial. El principal de sus ventajas es que la presentación es cronológico de registros a fondo. Es capaz de contar una historia acerca de la transacción o relación con una persona no familiarizada con los eventos . Sin embargo , la presentación cronológica tiene sus desventajas y su método de presentación hermana puede ofrecer un mejor sistema , en función de los documentos que se están mantenidas . Definición

cronológico de presentación significa organización de documentos , recibos y otros registros con la fecha del documento o la fecha de creación del archivo o modificado . El documento más antiguo que se coloca al principio del archivo con todos los documentos posteriores que se colocan de una manera similar de acuerdo a la fecha y el mes (por ejemplo , 01 de agosto , 15 de septiembre , 30 de agosto).

Pros

presentación cronológica es un método excelente para las compras importantes y relaciones comerciales importantes . Todos los documentos relacionados se mantienen a partir de la fecha de compra o de inicio de la relación a la actualidad , que le permite explicar con precisión cómo se han producido los acontecimientos y lo que las personas o entidades que han participado . La minuciosidad de la presentación cronológica puede ser especialmente útil en los litigios. Presentación cronológica también le permite acceder rápidamente a los documentos específicos que necesita sin tener que buscar a través de la totalidad del expediente , siempre y cuando se conoce el calendario en el que se crearon o modificaron los documentos.

Contras

presentación cronológica puede resultar en archivos grandes que ocupan una gran cantidad de espacio. Además, los archivos cronológicos pueden contener papeles sin importancia , tales como formularios de cartas y correspondencia de rutina , que no necesitan que se presente . Dado que todos los documentos relacionados con un asunto se mantienen , puede ser difícil de lograr con facilidad un documento en particular que usted necesita si usted no sabe la fecha en que se creó o modificó . Una forma de mitigar este inconveniente es mantener un índice de todos los documentos en el archivo con una columna de la lista de la fecha del documento y una segunda columna describe el documento de modo que usted puede localizar fácilmente un documento particular. El índice debe ser actualizado cada vez que un nuevo documento se agrega al archivo.
Invertir presentación cronológica

Otra relacionado, pero diferente forma de presentación, es la presentación cronológico inverso . Usando este método, el documento más reciente se coloca al principio del archivo con todos los documentos que se están presentadas de una manera similar (por ejemplo, 01 de junio , 1 de mayo , 1 de abril) . Si se debe utilizar el cronológico o cronológico inverso método es una preferencia personal , pero muchas personas prefieren este último para la presentación de artículos , tales como las tarjetas de crédito pagadas o de servicios públicos , porque las facturas mayores y confirmaciones de pago en rara vez pueden necesitar ser visitada .


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